Cumplimiento y confianza
EnaInbox está pensado para que secretaría no tenga nada que objetar: mínimos datos, máxima trazabilidad y una separación explícita del registro de entrada oficial.
No somos el registro de entrada
EnaInbox es el canal de quejas y sugerencias (carta de servicios), no el registro oficial. El formulario lo dice y enlaza a la sede electrónica (e-TRAM o equivalente) para instancias y trámites formales.
RGPD: el ayuntamiento es el responsable, nosotros el encargado
El correo electrónico es el único dato obligatorio; el nombre es opcional. El ayuntamiento es el responsable del tratamiento y nosotros somos el encargado, con un contrato de encargo (DPA). El formulario muestra la información del artículo 13 del RGPD y enlaza a la página de privacidad del municipio.
Anonimización automática
Los datos de contacto (correo y nombre), las fotos y las copias de los correos enviados de las peticiones cerradas se anonimizan automáticamente a los 24 meses del cierre (cada municipio lo puede ajustar). Las estadísticas se conservan. Las peticiones que nadie confirma por correo se borran a los 30 días.
Opción anónima
Las quejas a menudo llevan contexto sensible (conflictos vecinales, servicios sociales). Se pueden enviar de forma anónima: sin correo, sin notificaciones, con el mismo circuito interno de trazabilidad.
Fotos sin metadatos
Las imágenes subidas se reprocesan y se eliminan sus metadatos EXIF (incluidas las coordenadas GPS) antes de guardarlas. Una foto de un bache no debe revelar desde dónde se hizo.
Cero cookies y protección contra bots
Las páginas ciudadanas no usan cookies: el idioma se elige con la dirección o se guarda en el navegador. El formulario público se protege contra envíos automáticos con un campo trampa, el bloqueo de la red Tor y, cuando está activado, Cloudflare Turnstile.
Sugerencias automáticas, no decisiones
El backoffice propone categoría, departamento y prioridad a partir de palabras clave del texto. Siempre aparece marcado como sugerencia automática y la decisión es de una persona. No hay ninguna decisión automatizada sobre el ciudadano.
ENS y alojamiento
La aplicación y la base de datos se alojan en la UE (Frankfurt), con registro de auditoría de cada cambio de estado, copias de seguridad diarias y acceso por roles. Los subencargados (envío de correo, copias de seguridad) y el mecanismo de transferencia de cada uno constan en el DPA. Trabajamos para la conformidad ENS de nivel básico.
Accesibilidad
Las páginas ciudadanas tienen como objetivo UNE-EN 301 549 / WCAG 2.1 AA: HTML semántico, etiquetas en los campos, foco visible, contraste. Que la abuela pueda poner la queja es el primer requisito de diseño.